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La automatización robótica de procesos es una tecnología con foco en la automatización de tareas repetitivas y rutinarias con el fin de reducir las actividades manuales, disminuir los costos operativos, aumentar la productividad e incrementar la eficiencia organizacional.
La creación de un Centro de Excelencia o CoE (del inglés: Center of Excellence) sirve para tener una mejor comprensión de los procesos RPA, aplicar las mejores prácticas, planificar más estratégicamente e integrar los esfuerzos de las automatizaciones dentro de la organización.
Un CoE es un grupo de trabajo donde se formulan las mejores prácticas del robot RPA basándose en conocimientos técnicos y en la propia experiencia de la organización. Permite que la empresa integre la optimización RPA, intercambie experiencias, tome mejores decisiones basadas en data real y defina un sistema de gobierno eficaz.
Es recomendable que el CoE de Robot Process Automation (RPA) esté conformado por un equipo interno que trabaje dentro de la compañía y un equipo tercerizado con el objetivo de aportar una mirada fresca y no sesgada. Los miembros deben contar con un gestor de equipos, perfiles técnicos, roles funcionales y su propósito es colaborar de manera integral.
A medida que el proceso de transformación digital se hace más necesario, las organizaciones se vuelven cada vez más competitivas y se hace menester la gestación de un CoE para poder sentar bases sólidas y desarrollar un sistema de automatización de tareas escalable que permita el monitoreo y mantenimiento de las automatizaciones existentes como el desarrollo de nuevas implementaciones.
Cuando se piensa en la automatización robótica de tareas, se debe tener en cuenta no solo el cómo la organización se podría beneficiar comercialmente con esta tecnología, sino también en cómo integrar la solución a la cultura empresarial para alcanzar el éxito.
La creación de un CoE resuelve desafíos relacionados a la escalabilidad del negocio y al modelo de gobierno de los robots RPA, ya que desarrolla lineamientos y metodologías de trabajo para poder crecer de manera sostenida y económicamente rentable.
Asimismo, también contempla la gestión del cambio organizacional, es decir, tiene en cuenta las implicancias psicológicas y emocionales de la nueva tecnología en los colaboradores desarrollando estrategias para comunicar cómo RPA puede facilitar las tareas del equipo en vez de reemplazar puestos de trabajo.
Del mismo modo, también tiene en cuenta posibles contingencias (como puede ser una falta de permisos y accesos a los sistemas, una superposición de procesos robotizados, o cambios en el desarrollo) y plantea diferentes escenarios de acción.
Es importante que a medida que una empresa vaya adquiriendo más tecnología RPA, pueda coordinarla e ir definiendo dónde y cuándo se van a ejecutar los bots.
Un Center Of Excellence de RPA tiene 3 dimensiones, está compuesto por un nivel de maduración, uno de alcance y uno de entrega.
El primer paso para armar un CoE es definir el nivel de maduración que tendrá y coordinar los siguientes aspectos:
Por otro lado, hace falta definir el grado de alcance que encontrará el CoE dentro de la organización y en qué áreas de negocio intervendrá. Implica crear una descripción de las responsabilidades en la definición de los procesos sobre los cuales tendrá injerencia e implementación el centro.
Y, por último, el CoE debe contar con un modelo de entrega, es decir, una definición clara sobre qué actividades dentro de la automatización de tareas serán desarrolladas in-company y cuáles serán tercerizadas.
Al momento de conformar un Centro de Excelencia de solución RPA dentro de una organización, existen tres opciones de modelos organizacional que pueden utilizarse para sacarle el máximo provecho.
La primera opción es crear un CoE descentralizado. Entre sus características figuran las siguientes:
La segunda opción es desarrollar un Centro de Excelencia centralizado que contará con los siguientes aspectos:
El tercer camino es elegir un modelo de nodos que será la combinación entre un CoE centralizado y uno descentralizado.
Ya sea que se opte por desarrollar un CoE centralizado, descentralizado o de nodos, este espacio buscará la implementación de las mejores prácticas, la creación de procesos estandarizados y el crecimiento sostenido y ordenado junto con una reducción de costos para la organización.
